KANISA LA KIINJILI LA KILUTHERI TANZANIA DAYOSISI YA IRINGA KITENGO CHA UKAGUZI

Writen by sadataley 1:04 PM - 0 Comments

MAMBO YA KUZINGATIA (CHECKLIST)

SHARIKANI

             I.      Uaandaaji wa taarifa za Mwaka na vipindi vifupi (Robo,Nusu, na Mwaka Mzima)

          II.      Kuhakiki uhalisia wa miradi mbalimbali kama Ujenzi wa Makanisa na thamani ya fedha iliyo tumika, vituo vya biashara n.k

       III.      Kuhakiki Matumizi yote ya vitabu muhimu kama vile Hati za Malipo, Stakabadhi, fomu za Maombi ya fedha n.k

       IV.      Kuhakiki utumiaji wa Cash Book analysis

          V.      Kuhakiki uwepo wa rejesta ya Mali za kudumu na Matumizi yake

       VI.      Kuhakiki Mapato, jinsi yanavyo katiwa stakabadhi na kuingizwa kwenye Cash book analysis

    VII.      Kuhakiki Mawasilisho toka mtaa kwenda usharikani, Jimboni na Ofisi Kuu Dira-Iringa (Form za uchumi)

 VIII.      Kuhakiki Mapato Mengine, Michango Mbalimbali na uhalisia wake katika Matumizi

       IX.      Kuhakiki Matumizi ya Usharika kuanzia ngazi ya Mitaa

          X.      Kupitia makisio ya Mwaka

       XI.      Kulinganisha Makisio na Uhalisia.

    XII.      Kuhakiki daftari la sensa ya washarika lipo, na sensa inafanyika kwa ufasaha

 XIII.      Kuhakiki uandishi wa miniti kwa vikao mbalimbali vya kisharika, na uandishi wa matangazo

 XIV.      Kuhakiki utekelezaji wa mipango ya muda mrefu na mfupi unafanyika kama iliovyo kusudiwa.

    XV.      Uwepo wa Vibao elekez.i

 XVI.      Kupata takwimu zilizo kamilika kama vile Washarika ni wangapi,, wangapi wanazo bahasha za ahadi n.k

XVII.      Utekelezaji wa taarifa ya Mkaguzi ya Kipindi kilicho pita

XVIII.      Utekelezaji wa mapatano ya kiusharika

 XIX.      Payroll

JIMBONI

             I.      Kuhakikisha taarifa ya jumla inaandaliwa (Consolidation report)

          II.      Kuhakiki kuwa kuna orodha ya jumla ya takwimu za washarika.

       III.      Kuhakiki taarifa mbalimbali za Miradi

       IV.      Kuhakiki utekelezaji wa taarifa ya mkaguzi ya wakati ulio pita.

          V.      Kuhakiki utekelezaji wa mipango ya muda mrefu na mfupi unafanyika kama ilivyo kusudiwa.

       VI.      Ipi ni mipango endelevu ya kijimbo

    VII.      Ikama

 VIII.      Utekelezaji wa mapatano ya Kijimbo

       IX.      Mambo mengine yanayo fanana na checklist ya usharika

TAASISI (SHULE)

  i.            Kuhakiki Utunzaji bora wa Vitabu vya fedha

ii.            Kuhakiki stock taking ya Mwaka

iii.            Kuhakiki na kupitia Daftari la kutunzia Mali za Kudumu.

iv.            Kuhakiki kuingia na kutoka kwa Bidhaa store na kulinganisha na fedha jinsi ilivyo tumika (Delivery), Ikiwa ni pamoja na jinsi manunuzi yanavyo fanyika.

v.            Kuhakiki matumizi ya gari na log book.

vi.            Kuhakikisha usalama wa fedha taslimu kwa kutumia safe upo

vii.            Kuhakikisha kama Udhibiti wa ndani upo.yaani uwepo wa Daily cash counting n.k

viii.            Kuhakikisha Malinganisho ya kibenk yanafanyika kwa wakati husika

ix.            Kuhakikisha Malinganisho ya wadai na wadaiwa ipo na inafanya kazi kama inavyo takiwa.

x.            Kuhakikisha taarifa zote za muda mrefu na mfupi zinaandaliwa kwa wakati

xi.            Kuhakiki utekelezaji wa Mipango unavyofanyika kama ilivyo kusudiwa.

xii.            Kuhakiki utunzaji bora wa store ya bidhaa mbalimbali kama vile dawa, chakula n.k

xiii.            Kuhakiki utunzaji bora wa maktaba (Special kwa shule)

xiv.            Kuhakiki muondoka wa taslim (Cash flow ya kila mwezi, robo mwaka, nusu mwaka na mwaka kamili ipo)

xv.            Utekelezaji wa taarifa ya Mkaguzi wa ndani na wa nje kwa kipindi kilicho pita.

xvi.            Surprising Audit itafanyika wakati wowote ule, itahusisha logbook, uhalali wa safari, malinganisho ya fedha taslimu na Cash book, bank reconciliation, utekelezaji wa maazimio mbalimbali n.k.

xvii.            Uhakiki wa mafaili mbalimbali

xviii.            Namengine yanayo fana na hayo.

IDARA NA VITENGO

I.                   Kuhakiki utekelezaji wa Mipango ya muda mrefu na muda mfupi unafanyika

II.                Kuhakiki taarifa za Idara (Narative na financial reports) kama zina uhalisia zikilinganishwa na Makisio.

III.             Kuhakiki utekelezaji wa majukumu kama yalivyo ainishwa kwenye katiba na maelezo ya kazi (Job Discription)

IDARA YA MALEZI YA VIJANA NA ELIMU YA KIKRISTO

a)      Kuhakiki kama mikutano, semina, makambi ya vijana, makongamano ya walimu wa kwaya na Sikukuu ya Uimbaji katika Dayosisi vimeandaliwa na kusimamiwa

b)      Kuhakiki Uwepo wa Makisio ya Idara na utekelezaji wake  kama unasimamiwa ipasavyo.

c)      Taarifa yenye takwimu juu ya madarasa ya Ubatizo na Kipaimara kama yanafundishwa Ipasavyo yanafundishwa ipasavyo.

d)      Kuhakiki kama  vifaa na mali za Idara vinatunzwa Ipasavyo.

e)      Kuhakiki kama Idara inanjia sahihi za kusustain kama vile kujitegemea kwa Idara kiuchumi.

f)       Kuhakiki utekelezaji wa sheria namba 5, kama vile uwajibikaji wa Halmashauri ya Idara.

g)      Kuhakiki Mapato na Matumizi ya Idara na Uhalisia wake

 

IDARA YA WANAWAKE NA  MALEZI YA FAMILIA

a)      Kuhakiki kama mafundisho ya Wanawake na Wanaume katika Dayosisi yanafanyika.

b)      Kuhakiki kama mafundisho ya Watoto katika Dayosisi yanasimamiwa.

c)      Kuhakiki kama vikao vya Idara vinafanyika na vina tija.

d)      Makisio ya Idara yanasimamiwa na yanaendana na uhalisia wake

e)      Kutoa taarifa za Idara kwa Halmashauri ya Ibara, na vikao vya utekelezaji

f)       Kutunza na kusimamia vifaa vya Idara.

g)      Kuhakiki kama Halmashauri ya Idara inatekeleza wajibu wake, kama vile njia za kujitegemea kiuchumi zinatafutwa

h)      Kufuatilia Mpango wa Idara wa Mwaka 2013 kama unatekelezeka

i)        Utekelezaji wa sheria namba 5

IDARA YA UINJILISTI, MISIONI, UWAKILI NA EKUMENE

a)      Kuhakiki uwepo wa Taarifa za Kuanzisha kazi ya Uinjilisti katika maeneo ambayo bado hayajapata habari njema, taarifa hii iwe na takwimu zinazo jitosheleza

b)      Kuhakiki kama mali na vifaa vya idara vinatunzwa ipasavyo.

c)      Kuhakiki kwamba makisio ya Idara yanasimamiwa ipasavyo

d)      Kuhakiki kama mafundisho na semina mbalimbali zinaandaliwa na kufanyika, kisha taarifa yake imeandaliwa yenye Takwimu mbalimbali na changamoto zake.

e)      Kuhakiki Mapato na Matumizi ya Idara.

f)       Kuhakiki taarifa za muda mrefu na muda mfupi.

g)      Utekelezaji wa sheria namba 5

 

IDARA YA UTABIBU NA DIAKONIA:-

a)      Kupata taarifa za Kutafuta njia muhimu za kuwafahamu na kuwahudumia wasiojiweza.

b)      Taarifa za ajira, kupandisha au kushusha madaraja ya watumishi wake, taarifa iwe na takwimu zinazo jitosheleza.

c)      Kupitia makisio ya Idara ili kuyaweka mbele ya Kamati ya fedha.

d)      Kuhakiki mpango wa kuelimisha

e)      Kuhakiki kama mikutano na Semina za Kiutabibu na Diakonia katika Dayosisi inafanyika.

f)       Kuhakiki taarifa za Kuzungukia Hospitali na Zahanati zipo, zikiwa na changamoto mbalimbali.

g)      Kuhakiki taarifa ya Mapato na matumizi ya Idara na vitengo vyake

h)      Kuhakiki malinganisho ya dawa na mapato

i)        Kuhakiki mali zote kuwepo ndani ya daftari la mali za kudumu

j)        Kuhakiki utekelezaji wa Mipango ya Idara.

k)      Utekelezaji wa sheria namba 5.

 

HALMASHAURI YA VIWANJA, MAJENGO NA UFUNDI

a)      Kupata taarifa ya viwanja vipya vinavyopatikana.

b)      Taarifa ya  majengo na ufundi katika Dayosisi.

c)      Taarifa za Makisio mbalimbali za majengo

d)       Taarifa za michoro mbali mbali hasa majengo ya sharika.

e)      Taarifa ya kukagua  shughuli za majengo

f)       Mpango wa kupata viwanja.

g)      Atatoa ripoti yake kwa Halmashauri yake.

h)      Atakuwa mwandishi wa Kikao.

i)        Uhusiano wa Idara na Mtunza Hazina.

j)        Utekelezaji wa sheria namba 5.

 

IDARA YA MIPANGO NA MAENDELEO.

a)      TAARIFA ZA:

I.                    Kusimamia miradi mbali mbali katika Dayosisi.

II.                 Kufuatilia maendeleo ya miradi katika Dayosisi.

III.               Mipango mbalimbali uandaaji wa miradi mipya, njia za kukuza uchumi katika Dayosisi, Elimu ihusuyo Uchumi kwa wakristo.

b)      Mahusiano ya kikazi na ofisi ya Mtunza Hazina

c)       Utekelezaji wa Mipango ya Idara

d)      Mapato na Matumizi ya Idara.

e)      Utekelezaji wa sheria namba 5

 

IDARA YA ELIMU YA THEOLOJIA KWA ENEZI  (ETE)

1.      Taarifa ya Mapato na Matumizi

2.      Malinganisho ya Mapato na mali zilizopo yaani Vitabu.

3.      Taarifa ya Miradi ya muda mfupi na muda mrefu

4.      Bank reconciliation

5.      taarifa zihusuzo utoaji wa elimu kwa njia ya semina, madarasa mbalimbali na changa moto zake

6.      Mipango ya Idara juu ya kujiendeleza kiuchumi.

7.      Mahusiano ya Idara na Idara zingine kiutendaji

8.      Malinganisho ya ya fedhaa inayo ingia toka nje na iliyo fika

9.      Taarifa ya jumla ikijumuisha vitengo vyake.

MIRADI

·         The Auditor's Report should offer an opinion on the following areas:

·         Does the Financial Programme/Project Report match with the Bookkeeping?

·         Does the Financial Programme/Project Report correspond with the co-operation agreement?

·         Do the received funds match with the Bookkeeping?

·         Does the Bookkeeping match with the Vouchers?

·         Are there proper Vouchers for the transactions?

·         Is there an adequate Bookkeeping, including Journal and General Ledger?

·         Do the changes in the List of Fixed Assets match with the Vouchers?

·         Does the Bookkeeping match with the Official Bank Account Statements and Cash Book?

·         Does the opening balance of funds correspond with the audit report of last year?

·         Is the approved Financial Programme/Project Report free of material misstatement?

·         Are received, unused funds properly recorded as a liability in the balance sheet and included in the ending balance of the Financial Programme/Project Report?

·         Are the recorded expenses in the Financial Programme/Project Report in line with the approved original budget and activity plan?

·         Is the internal control system of the organization in place? Are there any material weaknesses that the organization should improve?

·         Do the salaries of the project personnel match with existing properly signed employment contracts?

·         Has social security expenses including pensions and taxes been recorded and paid to relevant authorities in accordance with the national legislation?

·         Does the organization have copies of all valid essential contracts (government, trading, rental, lease, service agreement)?

OFISI YA HAZINA

• FILLING

1.      Box files zote zipangwe vizuri na mahali husika, zikiwa zina label ya typing na si maandishi ya mkono

2.      Hati za malipo, stakabadhi, invoice, JVs nk ziwe ndani ya file kwa wakati husika

3.      Forms zote za maombi, tangulizo, nyaraka zingine nk ziwe eneo husika kwa wakati husika

• RECONCILIATION

Zifanyike kwa wakati husika

Ø  Payroll- ihusishe Bank paylist, JVs, Payroll contro sheet

Ø  NSSF & PAYE  and year end PAYE return Vs Payroll & Payment voucher and receipts

Ø  Bank reconciliation for all accounts including Department bank accounts

Ø  Debtors, Creditors, Advance sal         aries, loan and Outstanding Imprest against actuals

Ø  Reconciliation of Income against stock (Dispensaries)

Ø  Reconciliation of Cash records against Physical balance

Ø  Reconciliation of all general ledgers.

• REPORTS AND REPORTING

TO BE REPORTED TIMELY

Ø  Statement of Cash flow

Ø  Statement of Comprehensive Income

Ø  Statement of financial Position

Ø  All reconciliation statements

Ø  Daily Cash and bank reports- Not mannual report but electronically reports (Through quick books)

Ø  Reports from, Kindergaten, Rest house

Ø  Consolidated reports from Schools, Districts etc.

• SOURCE DOCUMENTS

Ø  Payment Vouchers- well classified and coding and stamped PAID

Ø  Receipts- be electronically with the exceptional cases like problem of power (Electricity) and stamped RECEIVED

Ø  Invoice- be done electronically (Quickbooks)

·         OTHERS

Ø  Label to fixed Assets

Ø  Performance assesment to all Treasury’s staff

Ø  Update of Non Current assets register

Ø  Surprising Audit itafanyika wakati wowote ule, itahusisha logbook, uhalali wa safari, malinganisho ya fedha taslimu na Cash book, bank reconciliation, utekelezaji wa maazimio mbalimbali n.k

• Facebook
• Tweeter
• Google+
• Pinterest